Avoin, yhdessä suunniteltu ja kylän omien voimavarojen ja osaamisen mukaan toteutettu viestintä
- lisää turvallisuutta
- vahvistaa yhteisöllisyyttä, luottamusta ja turvallisuuden tunnetta
- madaltaa kynnystä tulla mukaan toimintaan
On tärkeää huolehtia, että viestintä tavoittaa kaikki kyläläiset. Kaikilla ei ole käytössään älypuhelimia, joten käytettävien kanavien on oltava monipuolisia ja tavoittavia.
Sähköiset viestintäkanavat
- pikaviestimet: WhatsApp- ja Signal-ryhmät
- sähköpostilistat (huomioitava niin vakituiset kuin kausiasukkaat)
- sosiaalinen media: kylän Facebook-ryhmä ja -sivu, Instagram-tili jne.
- tekstiviestit
- kylän verkkosivut
Perinteiset viestintäkanavat
- ilmoitustaulu
- paikallislehden palstat
- paperinen kylälehti
- postilaatikkoon jaettavat tiedotteet
- tiedottaminen tapahtumien yhteydessä
Vinkki: kootkaa tiimi toteuttamaan ja suunnittelemaan viestintää
Kutsukaa nuoria mukaan viestimään, ja kootkaa muutamasta kyläläisestä viestintätiimi. Laatikaa lyhyt viestintäsuunnitelma, johon listaatte:
- viestinnän tavoitteet
- kohderyhmät
- kanavat ja kanavakohtaiset sisällöt
- tiimiläisten vastuut
- aikataulut
Häiriötilanteiden viestintä
Häiriötilanteiden viestinnässä on tärkeää huomioida
- Tiedon luotettavuus: Kyläläisille välitettävän tiedon ja toimintaohjeiden pitää perustua luotettavaan lähteeseen, esimerkiksi viranomaisilta tai vesi- ja sähkölaitokselta saatavaan tietoon. Luotettava tieto ja selkeät toimintaohjeet vahvistavat sekä turvallisuutta että kriisinsietokykyä.
- Tavoittavuus: Häiriötilanteen viestinnän pitää tavoittaa kaikki kyläläiset. Viestinnän keinoista, toimintatavoista ja työnjaosta on hyvä sopia kylällä jo ennakkoon.
- Tiedonkulku: Tiedonkulku pitää pystyä varmistamaan myös niissä tilanteissa, kun tavanomaiset viestintäkanavat (puhelut, tekstiviestit ja verkkoyhteydellä toimivat pikaviestimet, kuten Whatsapp) eivät toimi. Kaikkien kyläläisten tiedossa oleva häiriötilanteiden kokoontumispaikka auttaa tiedonkulun varmistamisessa. Kyläradio on kätevä väline sekä kyläläisten keskinäiseen yhteydenpitoon että kylän ja viranomaisten väliseen viestintään. Tiedonkulku voidaan varmistaa myös perinteisesti ovelta ovelle tiedottamalla.
Toimintaohje häiriötilanteissa viestimiseen
- Häiriötilanteessa nimetyt vastuuhenkilöt seuraavat aktiivisesti luotettavien tahojen virallisia tiedotuskanavia. Tällaisia ovat muun muassa Yle, vesi- ja sähkölaitoksen viestintäkanavat, kunnan ja muiden viranomaisten verkkosivut ja somekanavat, 112-sovellus.
- Jos puhelin- ja internet lakkaavat toimimasta, viranomaistiedotteita seurataan paristokäyttöisen radion avulla. Jos kylällä on käytössään kyläradio, kyläradioasemalle järjestetään päivystys.
- Heti viranomaistiedotteen saadessaan kylän vastuuhenkilöt arvioivat tiedotteen sisällön ja tarpeen tiedottaa asiasta kyläläisille.
- Olennaiset tiedotteet jaetaan mahdollisimman nopeasti kyläläisten WhatsApp- ja/tai tekstiviestiryhmässä sekä kylän sosiaalisen median kanavissa.
- Tiedote jaetaan soittoringin avulla tai ovelta ovelle tiedottamalla niille, joilla ei ole käytössään digitaalisia viestintäkanavia.
- Elleivät tavanomaiset viestintäkanavat (puhelin, internet) toimi ja kylällä on kyläradio, tiedotus hoidetaan kyläradion avulla erikseen sovitulla tavalla.
- Tarvittaessa järjestetään päivystys kylän häiriötilanteiden kokoontumispaikalle.
- Kyläyhdistyksen tai kyläturvaryhmän vastuuhenkilö on tarvittaessa yhteydessä paikalliseen pelastuslaitokseen ja poliisiin lisäohjeiden saamiseksi.
- Jos kyläläisten keskuudessa on hätätilanteita, niistä ilmoitetaan välittömästi hätänumeroon 112.
- Elleivät tavanomaiset viestintäkanavat (matkapuhelin ja internet) toimi ja kylällä on kyläradio, tieto hätätilanteesta välitetään kyläradion kautta.
- Kun häiriötilanne tai vaara on ohi, asiasta tiedotetaan häiriötilanteessa hyödynnettyjä viestintäkanavia käyttäen.
- Tapahtuman jälkeen kyläturvaryhmä/viestintätiimi/kyläyhdistyksen hallitus arvioi toiminnan onnistumisen ja kehittämistarpeet.
Viestintäohjetta voi soveltaa oman kylän tilanteen ja tarpeiden mukaan ja liittää osaksi kylän varautumis- ja turvallisuussuunnitelmaa: